CONTOH KASUS SISTEM MANAJEMEN INFORMASI DI PT. DHL SUPPLY CHAIN INDONESIA

Diajukan Sebagai Syarat Tugas

Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen

Yang Diampu oleh Don Haidy Abel ST, M.Sc

                             

           

Nama Kelompok 2 :

1. Audra Della Apriliya

2. Christian Anthoni

3. Esa Febriningtias

4. Fitri Yamin Putri

5. Imas Siti Maskanah

6. Intan Anggun Sintia Dewi

Fakultas Ekonomi Manajemen

Universitas Bhayangkara

2017

PT DHL Supply Chain Indonesia merupakan perusahaan logistik yang menyediakan jasa transportasi pengiriman barang dari tempat pengambilan barang sampai ke tempat tujuan, dan juga menyediakan jasa penyewaan gudang bagi perusahaan-perusahaan yang ingin menyimpan barangnya. Perusahaan jasa logistik ini sangat penting dalam saluran rantai pasokan dan banyak dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia ketimbang punya divisi logistiknya sendiri. Dengan menggunakan jasa dari perusahaan logistik, manfaat praktis dari ini adalah penghematan pengeluaran. Perusahaan tidak perlu lagi membangun gudang sendiri, tidak perlu merekrut karyawan logistik sendiri, dan tidak perlu ada manajemen yang mengelola divisi logistik sendiri. Perusahaan bisa meningkatkan pelayanan Dengan menggunakan jasa perusahaan logistik, maka perusahaan sebagai klien akan sangat terbantu dalam menyalurkan logistik ke daerah distribusi atau kepada customer lainnya. Perusahaan hanya cukup melakukan perjanjian dengan perusahaan jasa logistik sebagai pihak ketiga dan perusahaan jasa logistik yang akan melakukan prosedur penyimpanan atau pengiriman barang.

Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem penyusun, dan Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya, sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara. Gudang sendiri saat ini memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dan lain sebagainya. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas penyimpanan barang serta perpindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya di dalam area gudang.

Beberapa aktifitas di dalam gudang adalah sebagai berikut :

11.      Administrasi.

22.      Penerimaan barang.

33.      Penyimpanan barang.

44.      Pengepakan barang ke tempat yang dituju.

55.      Pengeluaran barang.

Aktifitas ini saling terkait satu sama lain. Secara organisasi, setiap aktifitas ini sebaiknya dipimpin oleh satu orang semisal Kepala bagian, Leader, Supervisor atau sebutan lain dengan tugas dan tanggung jawab serupa. Tiap kepala bagian diharuskan  paling tidak mengetahui pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan oleh team-nya serta mampu melakukan fungsi-fungsi pengendalian sebagai berikut :

1.      Pengendalian Operasional

2.      Pengendalian Biaya

3.      Pengendalian Personalia

Kepala bagian juga secara rutin berkomunikasi dalam satu forum besar, semisal briefing pagi mengenai target-target (KPI) dan beberapa kesalahan yang masih dijumpai. Pemimipin harus terus mengasah diri untuk mencapai sistem kerja yang lebih baik, karena tidak ada sistem kerja yang sempurna, selalu ada yang  sistem kerja yang lebih baik.

Setiap perusahaan mengharapkan semua aktivitas perusahaannya dapat berjalan dengan lancar. Namun pasti ada saja permasalahan – permasalahan yang dihadapi di dalam pengelolaan persediaan barang dibagian logistik PT DHL Supply Chain Indonesia  ini. Berikut permasalahan yang terjadi :

1.    Sering terjadi keterlambatan informasi barang masuk dan barang keluar kepada customer ataupun sebaliknya, dikarenakan data persediaan yang ada di gudang tidak terkoreksi secara langsung (data tidak realtime).

2.      Sering terjadi keterlambatan oleh team operation dalam mengirim data-data yang dibutuhkan oleh team support.

3.      Sering terjadi kesalahan dalam input data, dikarenakan yang team operation input berdasarkan actual sebelum surat jalan kembali.

4.      Sering terjadi perubahan data yang sudah dikirim sebelumnya oleh team operation, namun tidak di infokan kembali kepada team support yang menerimanya.

5.      Beberapa kali sering terjadi gangguan pada sistem yang digunakan, sehingga dapat menghambat penginputan kedalam sistem dan juga pengiriman ke beberapa tempat menjadi telat/terlambat/delay.

6.      Sering terjadi kesalahan input qty dari pihak customer kedalam sistem dengan actual yang dikirim. Misal: disistem total qty nya adalah 500 karton, tetapi actual yang dikirim ke gudang kami hanya 438 karton (-2 karton).

7.      Lambatnya koneksi jaringan yang dapat mengganggu penginputan pengiriman dan penerimaan barang kedalam sistem.

8.      Tidak semua orang dapat membuka folder sharing yang sudah disediakan, sehingga untuk beberapa orang yang membutuhkan data harus dikirim lewat email dan menjadi agak lama.