Contoh Kasus Sistem Informasi Manajemen PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk.

“Sistem  Informasi Manajemen PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk.”

Diajukan Sebagai Syarat Tugas

Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen

Yang Diampu Oleh :

Don Haidy Abel ST, M.sc

Disusun Oleh :

KELOMPOK 4

Atika Rahmawati
Laily Syadiah
Nur Basyariah
Rahmat Alhafizh
Shella Febrinda Murfi
Arief Wibisono

Fakultas Ekonomi Manajemen
Universitas Bhayangkara
2017

Sistem informasi dapat digambarkan dalam bentuk piramida yang terbagi menjadi empat bagian, yaitu :

1.   Executive Information System (EIS),

2.   Decision Support System (DSS),

3.   Management Information System (MIS), dan

4.   Transaction Processing System (TPS). 

Keempat bagian tersebut diaplikasikan dalam sistem informasi pada berbagai perusahaan, salah satunya adalah sistem informasi pada PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk.

           

          PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk. merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang industri makanan dan minuman yang didirikan di Indonesia. Perusahaan ini didirikan oleh Sudono Salim pada tahun 1990. Pada beberapa dekade terakhir, PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk. telah berkembang menjadi sebuah perusahaan Total Food Solutions dengan mengadakan kegiatan operasional yang mencakup seluruh tahapan proses produksi makanan, dimulai dari produksi dan pengolahan bahan baku hingga menjadi produk akhir yang siap dipasarkan oleh para pedagang eceran. Perusahaan ini telah mengekspor produksi makanannya hingga ke Asia, Australia, dan Eropa. Kini, PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk. merupakan perusahaan mapan dan terkemuka dalam setiap kategori bisnisnya.

         Sistem informasi PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk. akan dijabarkan secara detail pada diagram berikut :

 

Gb1. Diagram Sistem Informasi PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk.

             

           Kedudukan tertinggi di PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk. adalah seorang Direktur Utama. Dalam melaksanakan tugasnya, beliau dibantu oleh angota Direksi. Dewan Komisaris bertugas untuk mengawasi Direksi dalam menjalankan kegiatan dan mengelola perseroan. Berikut ini merupakan struktur organisasi PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk. :

Gb2. Struktur Organisasi PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk.

Deskripsi Fungsional

Deskripsi pembagian tugas, tanggung jawab, dan kewajiban masing-masing pemegang jabatan pada sistem informasi PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk. adalah sebagai berikut :

– Executive Information System (EIS)

1. Direktur Utama

Perseroan dipimpin oleh seorang direktur utama yang dibantu oleh delapan angota direksi lainnya dalam mengelola usaha perseroan. Direktur utama bertanggung jawab dalam mengembangkan arahan strategis perseroan dan memastikan bahwa seluruh target dan tujuan dapat tercapai.

– Decision Support System (DSS)

1. Direksi

Direksi bertugas untuk membantu Direktur Utama dalam mengelola usaha perseroan.

2. Dewan Komisaris

Dewan Komisaris memiliki tugas utama untuk mengawasi direksi dalam menjalankan kegiatan dan mengelola perseroan.

– Management Information System (MIS)

1. Komite Audit

Komite Audit dibentuk dan disusun untuk memenuhi ketentuan dalam peraturan Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan. Misi Komite Audit adalah membantu Dewan Komisaris PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk. dalam menjalankan peran pengawasan dengan mengkaji laporan keuangan perseroan.

2. Audit Internal

Audit internal bertanggung jawab untuk mengevaluasi efektifitas sistem pengendalian internal Indofood, memastikan bahwa seluruh prosedur telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dan tepat waktu, serta memastikan reliability informasi operasional dan keuangan serta kepatuhan atas ketentuan dan kebijakan perseroan. Di samping itu, Audit Internal juga bertanggung jawab kepada direksi dan bertugas untuk melaksanakan audit dan mengawasi operasi perseroan untuk memberikan keyakinan bahwa pengelolaan di semua tingkatan telah dilaksanakan secara baik. Audit Internal secara berkala disampaikan kepada anggota komite audit direksi.

3. Sekretaris Perusahaan

Sekretaris Perusahaan bertugas sebagai penghubung antara perseroan dengan institusi pasar modal, pemegang saham, dan masyarakat. Sekretaris Perusahaan juga bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan pada peraturan dan ketentuan pasar modal, memberikan saran kepada direksi tentang perubahan peraturan, serta mengatur pertemuan direksi.

4. Manajemen Operasional

Setiap Manajer Operasional bertanggung jawab kepada direksi atas setiap kegiatan operasional perusahaan, mengkoordinir kegiatan operasional, serta sebagai penentu kebijakan operasional.

5. Manajemen Korporasi

Setiap Manajemen Korporasi memiliki fungsi masing-masing sebagai pengelola kegiatan perseroan.

6. Investor Relations

Investor Relations memiliki tanggung jawab utama untuk mengkomunikasikan secara proaktif kinerja keuangan perseroan maupun informasi lainnya secara konsisten dan transparan kepada analisis maupun investor.

7. Pengendalian Internal dan Manajemen Resiko

Manajemen Indofood bertanggung jawab dalam pembentukan dan penerapan pengendalian internal yang memadai, perkiraan resiko, dan pengelolaan resiko melalui sistem yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi manajemen dan direksi.

– Transaction Processing System (TPS)

1. Divisi pada Manajemen Operasional antara lain

• Divisi Mie Instan
• Divisi Packaging
• Divisi Dairy
• Divisi Nutrisi dan Makanan Khusus
• Divisi Snack Foods
• Divisi Food Seasonings
• Divisi Internasional
• Divisi Bogasari
• Divisi Agribisnis
• Divisi Distribusi

2. Divisi pada Manajemen Korporasi antara lain

• Divisi Treasury
• Divisi Controller
• Divisi Central Marketing
• Divisi Corporate Purchasing
• Divisi Investor Relations and Corporate Secretary
• Divisi CHR and CPR
• Divisi Legal
• Divisi Corporate Internal Audit
• Divisi Research and Development
• Divisi Information Technology

            Seluruh tenaga kerja pada masing-masing divisi memiliki tanggung jawab dan tugas sesuai dengan bagian divisinya. Setiap divisi memiliki tanggung jawab kepada seorang kepala divisi yang secara langsung memberikan laporan kepada direktur eksekutif.

            Mengingat begitu pentingnya peranan dari manajeman sistem informasi, maka sudah sewajarnya semua lini perusahaan menerapkan manajemen sistem informasi demi efisiensi dan efektifitas kinerja perusahaan dalam mencapai target perusahaannya. Kita bisa membandingkan, tingkat efektifitas kinerja perusahaan antara 2 perusahaan antara yang menggunakan manajemen sistem informasi dengan perusahaan yang masih menganut sistem kontemporer/konservatif.

PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI PERUSAHAAN

ERP (Enterprise Resource Planning)

            Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

            ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain. Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber Daya Manusia

             Keuntungan penggunaan ERP antara lain  :                     

1.      Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja     keuangan perusahaan dengan lebih baik

2.  Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk

3.    Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.

4.    Keuntungan yang bisa terukur, diantaranya : penurunan inventori, penurunan tenaga kerja secara total, peningkatan service level, peningkatan kontrol keuangan penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi.

Satu software ERP (Enterprise Structure) terkemuka dunia yang sekarang ini sedang banyak diimplementasikan oleh perusahaan-perusahaan di Asia adalah SAP. Di Indonesia sendiri, sudah banyak perusahaan-perusahaan besar dan menengah yang sudah berhasil mengimplementasikan SAP untuk mendukung proses bisnisnya. Memang harga untuk mendapatkan suatu ERP dunia juga harus dibayar mahal baik dari segi licensenya, konsultan IT, dan juga SDM yang masih langka.

SAP (System Application and Product in data processing)  merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif.

SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.

Area , Kegunaan dan Fungsi penerapan ERP di PT. Indofood

Dengan  mengadopsi SAP R/3 versi 4.6C, berikut adalah cakupan implementasi ERP yang dilakukan pada PT Indofood.

1.      Financial

a.       Financial Accounting (FI)

menyediakan pengukuran secara kontinu terhadap profitabilitas dan kinerja keuangan perusahaan berdasarkan transaksi internal maupun eksternal.

b.      Controlling (CO)

mendukung empat kegiatan operasional, yang meliputi pengendalian capital investment, pengendalian aktivitas keuangan perusahaan serta memonitor dan merencanakan pemabayaran, pengendalian pendanaan, dan juga pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan.

c.       Investment Management (IM)

menyediakan analisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assetsdari perusahaan untuk membantu proses pengambilan keputusan.

d.      Treasury (TR)

mengintegrasikan atara cash management dan cash forecasting dari aktivitas, logistik, dan transaksi keuangan.

e.       Enterprise Controlling (EC)

memberikan akses bagi  Enterprise Controller kepada Information Warehouse mengenai hal-hal eperti kondisi keuangan perusahaan, hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan, investasi, maintenance dari aset perusahaan, akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan, kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan (market size, market share, dan competitor performance), serta faktor-faktor struktural dari proses bisnis (struktur biaya, financial accounting, danprofitability analysis)

2. Logistics

a.       Logistics Execution (LE)

pengaturan logistik dari purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt, hingga delivery dengan informasi yang terintegrasi dengan modul-modul lainnya.

b.      Sales and Distribution (SD)

membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang baik dalam periode akuntansi berikutnya.

c.       Materials Management (MM)

 membntu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam aspek konsumsi material, energi, dan servis terkait.

d.      Plant Maintenance (PM)

mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efekti, mengatur data perawatan, dan mengintergrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.

e.       Production Planning and Inverntory Comtrol (PP)

merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai dengan proses delivery produk. 

f.       Quality Management (QM)

berfungsi menyediakan master data berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.

g.      Project System (PS)

mendukung perencanaan pendahuluan terhadap waktu dan value, perencanaan detail menggunakan cost element/unit costing, menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan, koordinasi dari resourced melalui otomatisasi permintaan material, manajemen inventory, network planning (SDM, kapasitas, material, operating resources, dam servis), monitoring material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan, evaluasi akhir proyek dengan analisis hasil dan perbaikan.

3. Human Resources

Secara umum membantu dalam memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif terhadap salary, benefit, dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan, melindungi data personalia dar pihak luar, serta membangun sistem rekruitmen dan  pembanguna SDM yang efisien melalui manajemen karir. Meliputi:

o     Personnel Management (PA)

o     Personnel Time Management (PT)

o     Payroll (PY)

o     Training and Event Management (PE)

o     Organizational Management (OM)

o     Travel Management (TM)

Signifikansi Penerapan ERP di PT. Indofood

Beberapa perubahan berupa manfaat yang signifikan di luar features dan fungsi yang dijabarkan adalah:

1.     Meningkat drastisnya ketepatan antara supply dengan demand konsumen pada tiap area distribusi

2.   Distribusi informasi yang terintegrasi sehingga mempercepat alur informasi sekaligus memberikan data akurat yang dibutuhkan untuk tiap jenjang pengambilan keputusan di tiap lini divisi.

3.      Meningkatkan efisiensi biaya

4.   Mengurangi biaya administrasi melalui efektifitas metode manajemen pengarsipan dan distribusi data terpadu 

Penerapan SAP di PT. Indofood

Indofood adalah perusahaan pemroduksi mie instant terbesar didunia, dengan 14 pabrik termasuk di Indonesia sendiri. Perusahaan yang juga beroperasi di Cina dan Nigeria menjual lebih dari 8 miliar  paket mie instant tiap tahunnya. Disamping beberapa variasi porduk antara lain snack,kecap, bumbu penyedap, makanan bayi dan soft drink.Cakupan bisnis perusahaan Indofood dan peningkatan pasar kedepannya membuat. Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan faktor penting dalam kesuksesan perusahaan. Gunawan Samahita, Chief Information and Knowledge Officer Indofood,menjelaskan “Perbedaan varian dari mie instant harus berisi bumbu yang tepat yang di produksi oleh Food Ingredient Division (FID).Setiap divisi harus menyesuaikan rencana produk (Production Plans) mereka sehinggaakan selalu tersedia segala jenis bumbu yang dibutuhkan oleh berbagai varian darimie instant. Pada waktu yang sama, mereka harus menjaga agar persediaan digudangseminimal mungkin. Hanya aplikasi ERP yang dapat membuat hal itu dapat diatur dandijadwalkan dengan sebaik mungkin.Dari Perencanaan dan Kontrol Produksi, melalui kebutuhan peramalan dan inteligensi bisnis, Indofood mempercayakan SAP R/3 sebagai solusi ERP, SAP Advance Planner and Optimizer (SAP APO) sebagai solusi Supply Chain Management (SCM) danmySAP Business Intelligence dengan SAP Business Information Warehouse (SAPBW)

Fungsi penerapan ERP diantaranya :

1.    Tetap Mempertahankan Platform

    Ketika memilih platform dari system ERP, Indofood melihat 3 buat kriteria antara lain reliability, scalability, dan kemudahan manajemen. Dengan melihat criteria itu, terpilihlah IBM iSeries sebagai platform hardware yang digunakan. iSeries memilikikeamanan, skalability dan efisiensi biaya dalam mendukung SAP, dan membantu perusahaan Indofood memaksimalisasi nilai dari solusi SAP.Ketika Indofood memperluas inti dari system SAP R/3 untuk memasukkan SAP BW dan SAP APO, tidak ada yang perlu dipertanyakan lagi untuk mengganti platformserver. Data SAP tersimpan dan diatur oleh IBM DB2 Database Management.Gunawan mengatakan, “iSeries telah berjalan dengan sangat baik, dan kami memilikikemampuan dasar dari OS/400. Oleh karena itu, merupakan pilihan logis jika kami tetap mempertahankan teknologi dari IBM ini. iSeries memberikan virtually trouble-free operation, dan memberikan apapun yang kami butuhkan sesuai dengan kriteriakami yaitu scalability, reliability, dan maintainability.”

2.      Menyesuaikan Minat Konsumen

Agar mendapatkan efisiensi produksi yang luar biasa dan memaksimalkan pendapatan, Indofood harus dapat jeli melihat keinginan konsumen sebaik mungkin

Diwaktu yang akan dating. Dengan menggunakan solusi SAP, Indofood dapat menganalisis transaksi data secara mendetail, untuk melihat perubahan pola yangterjadi dalam minat konsumen dan kemudian merespon secara efektif.“Sebagai contoh, kita dapat menganalisis informasi rasa apa saja yang paling laristerjual di kota Sukabumi atau rasa apa saja yang tidak laku di Sibolga, sehingga kitadapat mengirimkan jenis rasa mie instant yang tepat ditempat yang dituju, sehinggaakan meningkatkan potensi penjualan. SAP memberikan informasi yang mendetaildengan sangat cepat dimana hal tersebut merupakan keuntungan bisnis yang vital.”

Informasi penjualan memberikan inputan ke dalam SAP APO dimana ia akan memberikan informasi berkala pada produk apa saja yang harus di produksi, berapa jumlahnya dan di pabrik mana akan diproduksi.

3.      Integrasi Sistem Hilir

Dengan sistem ERP kelas dunia, indofood telah memulai untuk perencanaan kedepan, bertujuan untuk memperluas operasinya sekaligus meningkatkan efisiensi biaya. Salah satu tujuan bisnisnya saat ini adalah untuk mengelompokkan pelanggan-pelanggan dengan lebih akurat, kemudian melayani kelompok sesuai dengan minatnya masing-masing dan akan bekerja lebih erat dengan para distributor hingga pengecer. Ini akan memungkinkan untuk meningkatkan perencanaan kapasitas dan membantu meningkatkan efisiensi serta mengurangi biaya. Sudah jelas bahwa platform komputasi terbuka adalah mutlak diperlukan untuk mendukung integrasi sistem hilir, yang akan memungkinkan interoperabilitas aplikasitermasuk warisan sistem dan aliran data realtime melalui berbagai sistem ERP.

4.      Pengarsipan Dokumen

Akhirnya Indofood juga melakukan penyederhanaan sistem pengarsipan, dengan menggunakan IBM Content Manager Common Store untuk SAP. Software ini bertindak sebagai pengarsipan manajemen data terpadu dan solusi distribusi, mengintegrasikan dokumen SAP  dan non SAP ke arsip tunggal untuk memaksimalkan efisiensi sistem dan mwngurangi biaya administrasi. Dengan menggunakan IBM Content Manager Common Store untuk SAP, perusahaan mampu mengurangi kekbutuhan penyimpanan dokumen, serta tetap mempertahankan kemampuan untuk mengambil dokumen lama seperti laporan pajak tanpa kesulitan.